Jak prawidłowo wręczyć komuś wizytówkę? Kiedy należy to zrobić i jak się zachować? Jak nie popełnić błędu, który może zaważyć na naszych przyszłych kontaktach z partnerem biznesowym? Oto wizytówkowy savoir vivre w biznesie!
Wizytówka to niewielki kartonik, który większość z nas posiada ale nie przywiązuje do niego większej wagi. Jest to błąd, ponieważ elegancka i odpowiednio użyta wizytówka to skuteczne narzędzie w kontaktach biznesowych. Z drugiej strony, faux pas popełnione podczas wymiany wizytówek może zaważyć na dalszych kontaktach. Warto więc zapoznać się z etykietą związaną z wręczaniem i wymianą wizytówek.
Wygląd i funkcje wizytówek szczegółowo omówiłem już w temacie Wizytówka – Jaka powinna być?, z którym również zachęcam się zapoznać. Przypomnę tylko, że wizytówka powinna być przede wszystkim elegancka i schludna. Dla bezpieczeństwa i wygody powinniśmy przechowywać je w odpowiednim etui, tzw. wizytowniku.
Wręczanie wizytówki
Wizytówkę zawsze pierwsza wręcza osoba starsza i wyższa rangą. Ale co jeśli druga osoba jest starsza, ale niższa rangą? W kontaktach służbowych ważniejsza jest ranga, natomiast w kontaktach prywatnych ważniejsze jest kryterium wieku. Ponadto należy trzymać się jeszcze kilku zasad:
- Wizytówki powinniśmy mieć zawsze pod ręką, aby nie szukać ich nerwowo po kieszeniach,
- wizytówkę przekazujemy drugiej osobie tylko bezpośrednio do ręki,
- podajemy ją w taki sposób aby odbiorca mógł ją łatwo odczytać – czyli zadrukiem do góry i odwróconą do odbiorcy,
- wizytówkę zawsze podajemy prawą ręką. W Chinach, Japonii, Singapurze i Hong Kongu—obiema rękami.
Przyjmowanie wizytówki
- Wizytówkę zawsze przyjmujemy prawą ręką (w Chinach, Japonii, Singapurze i Hong Kongu—obiema rękami),
- nie chowamy jej od razu, tylko czytamy pobieżnie, wykazując zainteresowanie,
- komplementujemy jej wygląd, jeśli wyjątkowo nam się spodobała,
- wizytówkę chowamy do wizytownika lub wewnętrznej strony marynarki,
- zawsze wręczamy wizytówkę osobie, która dała nam swoją,
- jeśli nie chcemy utrzymywać kontaktu z tą osobą, wręczamy jej wizytówkę bez adresu,
- jeśli na wizytówce jest telefon służbowy i prywatny, oznacza to, że możemy dzwonić na telefon prywatny w sprawach służbowych do godziny 20:00.
- po wymianie wizytówek, np. przy biurku, wręczoną nam wizytówkę kładziemy przed sobą na blacie i chowamy dopiero na chwilę przed wyjściem (lub po wyjściu rozmówcy, jeśli to on jest gościem),
- gdy otrzymamy wizytówkę, a nie posiadamy własnej aby się zrewanżować, poinformujmy o tym rozmówcę, dziękując za otrzymaną wizytówkę i obiecując nawiązać kontakt.
Uwaga! Nie chowajmy wizytówki do tylnej kieszeni spodni. Nie wygląda to zbyt dobrze i wiele osób odbierze to jako brak szacunku.
Kiedy wręczać wizytówki?
Podczas spotkań biznesowych wizytówki są zazwyczaj wymieniane na końcu każdego spotkania. Kartę wizytową wręcza ten, kto przychodzi. W przypadku spotkań z osobami, które widzimy po raz pierwszy, wizytówkami należy się wymienić na początku spotkania. Jeżeli takich osób jest kilka, to wizytówki trzeba wręczyć im wszystkim (jest to praktykowany w biznesie zwyczaj). Przychodząc do firmy na umówione spotkanie wręczamy wizytówkę recepcjonistce (sekretarce), co ułatwi jej zapowiedzenie naszego przyjścia.
W przypadku mniej formalnych spotkań, takich jak np. targi, wystawy czy bankiety, wizytówki wręczamy tylko tym osobom, z którymi chcemy w przyszłości współpracować. Możemy to zrobić w dowolnym momencie rozmowy lub na jej zakończenie.
Czego nie robić?
- Nie należy rozdawać wizytówek przypadkowym osobom, z którymi nie chcemy nawiązać dłuższego kontaktu,
- nie obsypujemy wizytówkami jednej osoby, prosząc jednocześnie o rozdawanie ich w naszym imieniu,
- nie powinniśmy wręczać wizytówki, gdy wiemy, że druga osoba nie ma przy sobie wizytówek – może to wprowadzić niezręczną atmosferę,
- nie należy wymieniać się wizytówkami przy stole, a tym bardziej przesuwać jej po blacie w kierunku odbiorcy,
- nigdy nie prosimy o wizytówkę osoby na wyższym stanowisku od naszego, kobiet oraz osób starszych od nas,
- nie bawimy się wizytówką w trakcie rozmowy.
W artykule wymieniłem podstawowe i najważniejsze zasady związane z etykietą wręczania i wymiany wizytówek. Pamiętajmy jednak, że zawsze należy kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem i dostosować zachowanie do okoliczności.